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@ 100 % DISTANCIEL : Comment faire face à la pression de l'urgence

MRH-EFFI319

Personnel concerné

Toute personne qui a le sentiment d’être submergée de messages, de n’avoir que des urgences à traiter, d’avoir une charge de travail trop lourde… et qui souhaite trouver une vraie solution durable.

Pré-requis

Aucun.

Objectifs professionnels

Agir de façon plus sereine dans un contexte de charge croissante d’activité et de pression de l’urgence.

Objectifs pédagogiques

  1. Détecter et catégoriser ses « croques temps » dans son organisation de travail pour traquer ce qui fait perdre du temps, ce qui est mal évalué, ce qui est source d’insatisfaction en termes d’efficacité professionnelle.
  2. Découvrir des astuces et de nouvelles pratiques dans la gestion de son temps, de ses mails, de son agenda, du traitement des informations.
  3. S’approprier de nouvelles pratiques et mesurer, grâce aux périodes d’intersession, les bénéfices obtenus : gain de sérénité, de productivité, de valeur…

Méthode pédagogique

Formation à distance : un mail est adressé à chaque stagiaire en amont de la formation afin de l’aider à se préparer techniquement et à favoriser un tour de table efficace lors de l’introduction de la formation.
Nombreux partages d’expériences : la formation s’appuie sur des exemples concrets et des situations précises vécues par les participants.
Plusieurs outils et techniques sont proposés pour améliorer son efficacité dans la gestion de son temps.
Les périodes d’intersessions favorisent la mise en place de nouvelles pratiques. Ainsi, le changement s’opère dès la formation. Chacun mesure ses progrès immédiatement et prend conscience des acquis.
Le RETEX (Retour d’Expérience) du dernier module encourage les stagiaires à partager entre eux leurs bonnes pratiques et constitue un soutien.
La pédagogie est active et participative, elle amène les stagiaires à échanger entre eux.
Les séances individuelles permettent de s’adapter aux besoins de chaque stagiaire.
Un livret d’apprentissage individuel reprenant l’ensemble des documents de travail ainsi qu’un tableau de synthèse pour collecter ses apprentissages sera adressé à chaque stagiaire en amont de la formation. Il permettra aussi une prise de note pendant les sessions.
Moyens matériel : Une bonne connexion internet est requise pour chacun des participants. La formation sera réalisée via une plateforme telle que ZOOM, TEAMS ou WEBROOM.

Sanction de la formation

Attestation de formation

Durée, rythme

La formation sera d’une durée de 8 heures par stagiaire dont
- 5H30 en collectif - à distance synchrone (synchrone = modalité d’échange d’informations en direct)
- 1H en individuel - à distance asynchrone (asynchrone = modalité d’échange d’informations en différé)
- 1H30 en individuel - à distance synchrone
Les dates et horaires sont déterminés selon les disponibilités des participants. Constitution de groupes de 3 personnes minimum, 4 maximum.


Programme de la formation

 

MODULE 1

 

Définition de la gestion du temps et de l’efficacité

(2H en collectif-synchrone)

 

-         Analyser les domaines que recouvre la gestion de son temps (professionnel, familial, personnel).

-         Distinguer les notions d’efficacité et d’efficience.

-        Identifier ainsi l’importance de savoir faire des choix et de les communiquer.

 

 

MODULE 2

 

Repérer les différents croques temps, sources d’inefficacité

(2H en collectif-synchrone)

 

-        Les 6 croques temps et les 7 lois du temps qui les régissent : la mauvaise planification, les tâches inachevées, le syndrome de la valise, les difficultés à dire non, la procrastination, le désordre.

-        Illustrations de ces croques temps grâce à des exemples concrets issus des expériences des stagiaires.

 

 

MODULE 3

 

Évaluation de sa propre efficacité professionnelle

(1H en individuel- asynchrone)

 

-         Au travers d’un exercice, les stagiaires sont invités à remplir individuellement, à distance et à une temporalité à leur convenance, un tableau d’analyse de la gestion actuelle de leur temps. Ils adressent ensuite ce tableau par mail au formateur qui l’exploitera avec eux lors du module 4.

-        Le formateur assure un support par mail pour expliciter le tableau, donner des illustrations si besoin, relancer les stagiaires le cas échéant.

 
 

 

MODULE 4

 

 

Analyse de sa gestion du temps et mise en place d’un plan d’action personnalisé

(1H30 en individuel- synchrone)

 

 

-         Grâce au tableau individuel rempli par chaque stagiaire, le formateur analyse avec lui les sources d’inefficacité professionnelle.

-         Selon les besoins, des outils ad hoc seront proposés :

o   La méthode GTD (Getting Things Done de David Allen),

o   Le TIME LOG (pour piloter son agenda),

o   Savoir dire NON,

o   Mieux gérer sa boite mail,

o   Mieux gérer ses temps ressources.

 

 

MODULE 5

 

Partage des progrès dans la gestion de son temps, RETEX

(1H30 en collectif-synchrone)

 

-         Partager les progrès réalisés entre stagiaires :

o   Les objectifs tenus, les réussites,

o   Les écueils, les croques temps observes,

o   Les moments ressources,

o   Les outils et les astuces.

-         Ce temps d’échanges en fin de formation a pour objectif de favoriser le changement de certaines habitudes et de stimuler le maintien dans la durée des nouvelles pratiques.

-         Conclusion de la formation, évaluation et définition des nouveaux objectifs que chaque stagiaire se donne.