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Comment faire face à la pression de l'urgence ? Savoir gérer son temps

MRH-EFFI318

Personnel concerné

Toute personne qui a le sentiment d’être submergée de messages, de n’avoir que des urgences à traiter, d’avoir une charge de travail trop lourde… et qui souhaite trouver une vraie solution durable.

Pré-requis

Aucun.

Objectifs professionnels

Agir de façon plus sereine dans un contexte de charge croissante d’activité et de pression de l’urgence.

Objectifs pédagogiques

1. Identifier ses priorités professionnelles et personnelles.

2. Détecter et utiliser des astuces et des nouvelles pratiques dans la gestion de son temps, de ses mails, de son agenda, du traitement des informations

3. Utiliser une méthode de communication bienveillante et efficace pour communiquer sur sa valeur ajoutée, ses objectifs et ses priorités aux autres et notamment savoir dire non à certaines demandes quand cela est nécessaire

4.  Mesurer, grâce aux périodes d’intersession, les bénéfices obtenus : gain de sérénité, de productivité, de valeur.

Méthode pédagogique

-        Formation en présentiel.

-        La pédagogie est active et participative, elle amène les stagiaires à échanger entre eux.

-        Nombreux partages d’expériences : on s’appuiera sur des exemples concrets et des situations précises vécues.

-        Plusieurs outils et techniques seront proposés pour améliorer son efficacité dans la gestion de son temps.

-        Les périodes d’intersessions favorisent la mise en place de nouvelles pratiques. Ainsi le changement s’opère dès la première séance de formation. Chacun mesure ses progrès immédiatement et prend conscience des acquis.

-        Un livret d’apprentissage individuel reprenant l’ensemble des documents de travail sera remis à chaque stagiaire. Il permettra aussi une prise de note pendant la formation.

Cette formation peut être proposée à distance, individualisée et personnalisée. Nous consulter.

Sanction de la formation

Attestation de formation

Durée, rythme

4 jours, 28 heures

-        Détecter et catégoriser ses « croques temps » dans son organisation de travail pour traquer ce qui fait perdre du temps, ce qui est mal évalué, ce qui est source d’insatisfaction en termes d’efficacité professionnelle.

-        Identifier ses priorités professionnelles et personnelles.

-        Détecter et utiliser des astuces et des nouvelles pratiques dans la gestion de son temps, de ses mails, de son agenda, du traitement des informations.

-        Utiliser une méthode de communication bienveillante et efficace pour communiquer sur sa valeur ajoutée, ses objectifs et ses priorités aux autres et notamment savoir dire non à certaines demandes quand cela est nécessaire.

-        Mesurer, grâce aux périodes d’intersession, les bénéfices obtenus : gain de sérénité, de productivité, de valeur.

Programme de la formation

DÉFINITION DE LA GESTION DE SON TEMPS

-         Analyser les domaines que recouvre la gestion de son temps (professionnel, familial, personnel).

-         Distinguer les notions d'efficacité et d'efficience.

-        La notion d'équilibre de vie entre les 3 sphères de vie (professionnelle, familiale, personnelle).


LES COMPÉTENCES EN ŒUVRE DANS LA GESTION DU TEMPS

-         Analyser son propre rapport au temps en fonction de son type de personnalité.

-        Identifier ainsi l'importance de savoir faire des choix et de les communiquer, comprendre la différence entre une posture active et une posture passive dans la gestion de son temps.


REPÉRER LES DIFFÉRENTS CROQUES TEMPS, SOURCES D'INEFFICACITÉ

-         Les 6 croques temps et les 7 lois du temps qui les régissent : la mauvaise planification, les tâches inachevées, le syndrome de la valise, les difficultés à dire non, la procrastination, le désordre

-        Illustrations de ces croques temps grâce à de nombreux exemples concrets issus des expériences des stagiaires

DISTINGUER LES URGENCES ET LES IMPORTANCES DANS MON POSTE DE TRAVAIL

-         Grâce à la matrice d'Eisenhower, exploration d'une méthode qui permet de catégoriser ses tâches et de les hiérarchiser.

-         Atelier : analyse de sa gestion actuelle du temps afin de repérer parmi les différents types d'actions conduites celles pouvant être déléguées, reportées, annulées.

TRAITER LES INFORMATIONS, PLANIFIER, PRIORISER AVEC DES OUTILS

-         Plusieurs outils seront exploités pour traiter les flux des informations et des demandes :

-         La méthode GTD (Getting Things Done de David Allen) avec un exercice d'application.

-         Le TIME LOG (pour piloter son agenda) avec une illustration concrète de la gestion d'un agenda électronique (OUTLOOK).

-         Des astuces et pratiques de gestion de sa boite mail.

-         Les outils proposés seront mis en œuvre pendant les périodes d'intersession par les stagiaires avec une approche immédiatement très opérationnelle.

TECHNIQUES DE COMMUNICATION POUR COMMUNIQUER SUR SES CHOIX

-         Présentation d'une technique de communication bienveillante et efficace pour dire non à certaines demandes quand cela est nécessaire.

-         Mises en situation pour s'approprier la méthode de communication.

-         Valorisation de son travail, de ses choix, de ses réalisations grâce une approche de communication efficace.


RETEX, PARTAGE D'EXPÉRIENCES, ANALYSE RÉFLEXIVE

-         Identifier ce qui peut faciliter/ nuire et tenir à jour son « blason » personnel de sa gestion du temps.

-         Partager les progrès réalisés entre stagiaires :

-         Les objectifs tenus, les réussites,

-         Les écueils, les croques temps observés,

-         Les moments ressources,

-         Les outils et les astuces.

Tous les temps d'échanges, suite aux périodes d'intersessions, ont pour objectif de favoriser le changement de certaines habitudes et de stimuler le maintien dans la durée des nouvelles pratiques déjà amorcées.