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Comment faire face à la pressison de l'urgence

MRH-EFFI318

Personnel concerné

Toute personne qui a le sentiment d’être submergée de messages, de n’avoir que des urgences à traiter, d’avoir une charge de travail trop lourde… et qui souhaite trouver une vraie solution durable.

Pré-requis

Aucun.

Objectifs professionnels

Agir de façon plus sereine dans un contexte de charge croissante d’activité et de pression de l’urgence.

Objectifs pédagogiques

  1. Analyser ses pratiques pour identifier son mode de fonctionnement et définir ses propres axes d’amélioration
  2. Découvrir des outils et méthodes pour : gérer les urgences et les imprévus, traiter ses mails, optimiser son agenda, prendre des décisions sur le flux des informations reçues, savoir dire non quand c’est nécessaire, anticiper et s’ajuster.
  3. Choisir les techniques, méthodes qui permettront de gérer son énergie personnelle et d’optimiser son efficacité durablement.
  4. Appliquer la stratégie choisie, selon ses priorités et ses contraintes et, grâce aux périodes d’intersession, mesurer les bénéfices en termes de gain de sérénité, de productivité, de gain de valeur.

Méthode pédagogique

Grille d’auto-analyse de son fonctionnement.
Apports théoriques, d’outils, techniques et méthodes.
Elaboration de son plan d’actions à mettre en oeuvre pendant les intersessions.
Retour d’expériences pour capitaliser les réussites, analyser les difficultés et trouver des solutions adaptées à ses priorités, ses contraintes.
Mesurer ses évolutions pour les ancrer dans son quotidien.

Sanction de la formation

Attestation de formation

Durée, rythme

4 jours, 28 heures

Programme de la formation

ANALYSER SA GESTION DU TEMPS, IDENTIFIER SES GAINS DE TEMPS POTENTIELS ET DÉFINIR SES PRIORITÉS

  • Quel est mon rapport au temps ?
  • Analyser sa propre perception de la notion d’efficacité Prendre conscience de son approche préférée de la gestion du temps : réflexion, action, planification, réactivité… (Apport du MBTI).
    Comprendre ses motivations dans la gestion du temps, être parfait, faire plaisir, se dépêcher, être fort, faire des efforts ?
    Analyser son équilibre entre vie professionnelle, vie familiale et vie personnelle.
  • Risques et contraintes : Ce que je dois traquer. Evaluer ses « croques temps » et clarifier ses contraintes.
  • Opportunités et Ressources : Ce que je dois favoriser. Identifier ses gains de temps
    (ne plus faire, déléguer, faire différemment), Développer le « temps plaisir » : prendre conscience des bulles de temps ressources.
  • Définir ses objectifs pour mieux gérer son temps :
    Relever ses bonnes pratiques personnelles Identifier ses sources d’inefficacité
    Respecter ses valeurs personnelles
    Mettre en place des stratégies de vie qui permettent de maximiser son équilibre de vie et son efficacité personnelle

OUTILS ET TECHNIQUES POUR PASSER D’UN TEMPS SUBI A UN TEMPS CHOISI

  • Savoir distinguer l’urgent de l’important
    La matrice Eisenhower : prendre en compte à la fois ma valeur ajoutée et la contrainte temps pour légitimer mes choix : faire, planifier, déléguer, supprimer
    Identifier ses activités à plus forte valeur ajoutée, les priorités de sa mission, les attentes de ses partenaires professionnels
  • Etre acteur et faire des choix
    Distinguer être « disponible » et être « à disposition »
    Savoir dire Non pour éviter la surcharge de travail, pouvoir ainsi se concentrer sur ses priorités
    S’entrainer à dire non avec affirmation et pédagogie
  • Les outils phares de gestion du temps
    La méthode de la TO DO LIST / TIME LOG : un outil puissant pour analyser et piloter son temps de travail a méthode GTD pour identifier rapidement les actions possibles et améliorer sa prise de décision
    La gestion de ses mails, comment optimiser ces flux d’informations ?

DÉFINIR SA PROPRE STRATÉGIE D’AMÉLIORATION ET INTÉGRER LES NOUVELLES PRATIQUES A SON QUOTIDIEN

  • Se fixer des objectifs et élaborer son plan d’action de progrès à mettre en oeuvre pendant les intersessions.
    Quelle analyse je fais de mes réussites et de mes freins ? Suis-je satisfait de l’expérience ?
    Ai-je réussi à faire plus de tâches ? A mieux les organiser ?, les prioriser ?, à honorer mes choix et mes engagements ?
    Suis-je parvenu à alléger ma charge de travail ?, à prendre soin de ma charge mentale ? A mieux communiquer sur mes priorités ?
    Ai-je gagné en sérénité ?, en créativité ?, en performance ?
  • S’appuyer sur l’efficacité collective du groupe pour maintenir sa motivation à faire évoluer ses pratiques
    Partager entre stagiaires des outils et astuces qui stimulent l’efficacité personnelle et collective, qui boostent la créativité et la performance.
    Apprendre à penser différemment, oser changer certaines habitudes.
  • Mettre en oeuvre sa stratégie de développement d’efficacité dès la formation
    Suivre quotidiennement son TIME LOG pour gagner en sérénité et en valeur ajoutée.
    Tout en respectant son mode de fonctionnement personnel, s’engager sur des changements adaptés à sa situation professionnelle.
    Communiquer de façon assertive son organisation personnelle et faire savoir ses priorités aux autres.
    Mesurer ses progrès au fur et à mesure et ainsi prendre conscience des acquis et ancrer les changements pour qu’ils soient durables.